Jak rozplanować pracę sekretariatu w niewielkim biurze, aby funkcjonował sprawnie i pomagał innym pracownikom?

Sekretariat to często niedoceniane stanowisko w biurze, którego działanie zasadza się na pomysłowym załatwianiu najróżniejszych spraw biurowych, dbaniu o to, by pozostali pracownicy posiadali dostęp do niezbędnych materiałów biurowych i nie tylko. W dużych przedsiębiorstwach sekretariat zajmowany jest przez kilka osób, co w znaczącym stopniu ułatwia pracę. Jeśli jednakże pracujemy w nim sami, powinniśmy wszystko idealnie zorganizować.

Podstawowym zadaniem

sekretarki jest dostarczanie pracownikom przedmiotów, bez których nie mogą oni pełnić służbowych obowiązków. Zaliczają się do nich segregatory na dokumenty, najróżniejsze teczki czy nawet tak banalne rzeczy jak długopisy – sprawdź moje źródło. W zależności od liczby zatrudnionych w biurze osób należy tak rozplanować zamawianie biurowych materiałów, by zawsze było ich trochę więcej – brakująca teczka konferencyjna czy papier do drukarki może bowiem w znaczącym stopniu opóźnić lub [łukasz sołtys] wręcz zatrzymać normalny tryb pracy w biurze, co nie jest korzystne. Kolejną kwestią jest zarządzanie bieżącą korespondencją przychodzącą do biura. Trzeba odbierać i nadawać ważne dla firmy przesyłki czy listy, a także zatrzymywać ważną korespondencję, która może być przydatna jeszcze w późniejszym okresie. W tym wypadku doskonale sprawdzą się funkcjonalne segregatory, które umożliwią posegregowanie korespondencji, a później także sprawne znalezienie potrzebnej rzeczy. Ostatnią kwestią jest organizowanie istotnych spotkań – zarówno wewnętrznych, jak i z zewnętrznymi kontrahentami. Zadanie to polega nie tylko na telefonicznym lub mailowym umawianiu spotkania, lecz także na przygotowaniu całej

konferencyjnej sali tak, by osobom uczestniczącym w spotkaniu niczego nie brakowało.

Muszą się tam znaleźć zimne i ciepłe napoje, odpowiednie urządzenia, jak monitory czy projektory i nie tylko. Niezbędne są też dokumenty i materiały dla uczestników spotkania, które z pewnością uporządkuje praktyczna teczka konferencyjna – Grupa MILO. Jak można zobaczyć, praca sekretarki często bywa niedoceniana. Sekretarka musi troszczyć się o to, by inni współpracownicy mieli odpowiednie warunki do pracy, jak również reprezentować przedsiębiorstwo przed osobami z zewnątrz – np. przed klientami czy ludźmi, którzy chcą zacząć z nim współpracę. Właśnie z tego powodu osoba na tym stanowisku musi być dobrze zorganizowana i posiadać łatwość kontaktu z człowiekiem – wtedy bez trudu wypełni wszystkie swoje obowiązki.